Reglas básicas para redactar mensajes escritos: cartas, memorandos, correo, artículos y otros. 
Cotizaciones  
Son comunicaciones al exterior de la empresa, generalmente:  • Están escritas con base en datos exactos.  • Van dirigidas a las personas que las solicitan.  • Su redacción es clara, tiene una presentación sencilla, luego una descripción del producto a cotizar. Soportada en la información solicitada por el receptor.  • Deben tener un soporte técnico claro.
Ejemplo  
 

		Cant. Descripción Unidad SubTot 1 Registro de dominio 25.00 25.00 1 Diseño gráfico de acuerdo a la imagen de su empresa. 80.00-120.00 80.00-120.00 10-20 Páginas 15.00 150.00-300.00 1 Un año de alojamiento (hosting) 100.00 100.00 5 Cuentas de correo 4.00 20.00 1 Forma de contacto 20.00 20.00 TOTAL (mín. - máx.) 395.00 - 585.00

 
 
Memorando  
Los memorando son escritos que llevan un mensaje claro y conciso. Pueden ser:  • Informativos o recordatorios.  • Se dirigen en forma vertical dentro del organigrama. De un nivel superior a uno inferior, teniendo un destinatario específico.  • Son cortos y con un lenguaje formal y siempre van firmados. Ejemplo de Memorando
 


 
 
 
Para: Jaqueline Altamirano Herrera, Jefe de Recursos Humanos
De: Camilo Jaramillo
Fecha:5 de Diciembre de 2006
Asunto: Reunión de fin de año


El grupo de trabajo de esta empresa llevará a cabo su reunión anual el día 15 de noviembre de 2007. Esta reunión consistirá en la discusión de ideas que permitirán la mejora del servicio ofrecido por la empresa.
Por lo tanto se le pide que no falte a esta reunión.
 
Saludos a UD. Atentamente
Camilo Jaramillo
Gerente General 
  El artículo  
• Debe llevar un título que busca la atención inicial del lector.  • Tiene un tema específico.  • Se basa en una investigación sobre el tema basada en diferentes fuentes de información.  • Tiene una introducción que debe dar la idea principal de forma agradable buscando la atención del receptor.  • El desarrollo del artículo contará con varios párrafos en los que se desarrollan las ideas secundarias.  • La conclusión se presentará de forma clara y basándose en los datos anteriores.  • Es muy importante la utilización de comillas para citas textuales, las cuales deben ser reseñadas al pie de página, de igual forma debe tener la biografía que haya servido de soporte. 
Ejemplo
El sacrificio de un animal  Estamos a sólo una semana de concluir la feria de toros en Medellín, en su versión número 16, que como ya es tradición se realiza en la plaza de toros La Macarena. Y como cada año el evento, per se , invita a detractores y seguidores a exponer argumentos para defender sus puntos de vista. Quienes apoyan la práctica se jactan de aprobar una actividad artística desde muchos puntos de vista.  Alegan que la tauromaquia brinda la oportunidad de apreciar el color y el traje de luz. También afirman que no hay nada más elegante que una buena “suerte de capa” al igual que una “suerte de Muleta”, pues “el rejoneo es todo un arte”. Hasta aquí todo normal, lo insólito empieza cuando también quieren dar valor a una serie de acciones que, realizadas en cualquier otro animal, exigirían la presencia de todas las sociedades protectoras de animales e incluso del ICA (Instituto Colombiano Agropecuario), entidad colombiana que tal vez por los permisos legales no ha dado fin a esta práctica catalogada por muchos como de bárbaros.  Por otro lado se encuentran los censuradores de la tauromaquia. Este grupo bien podría dividirse en dos partes. Unos que se dedican al vandalismo, destruyendo y causando perjuicios a las personas con la excusa de defender un ideal que busca el respeto a los animales. Una simple máscara que les permite ocultar su pasión desmesurada por la destrucción y por hacerle daño al prójimo.  Por otra parte están aquellos que en realidad velan por una meta verdadera y que hacen lo que esté a su alcance, sin violencia eso sí, por defender esos sueños de una humanidad más sensata y con mayor respeto a los animales. De hecho, en Medellín, los movimientos antitaurinos son cada vez más fuertes y tanto jóvenes entusiastas como organizaciones ambientalistas lideran campañas de sensibilización. Este año su mayor logro ha sido obtener el apoyo de la Alcaldía y la Secretaría de Cultura Ciudadana de Medellín. 
La campaña comenzó con una impactante valla publicitaria ubicada en una vía de la ciudad, en la que se muestra a un hombre vomitando sangre por la boca y con unas banderillas clavadas en la espalda.  La cruzada está equipada con pendones, vallas móviles, volantes y hasta proyección de videos en pantallas gigantes en diversos sitios públicos al aire libre. Parte del material gráfico y audiovisual ha sido realizado por entidades internacionales de protección animal.  De esta manera, con el slogan “Ponte en su lugar” y respaldados por el programa Medellín la más educadaque promueve la alcaldía municipal, los detractores de “la fiesta brava” pretenden darle fin a esta feria que para muchos es un espectáculo, pero para otros una exhibición primitiva y decadente. 
*Adaptado con permiso de http://palabrassobrantes.wordpress.com     Correo Electrónico
Cada vez dentro de las empresas adquieren una utilización masiva. Las características de este medio de comunicación son:  • Se establecen mediante claves de acceso y restricciones de acuerdo a las políticas de la empresa o de las personas.  • Permite toda clase de cruce de información dentro de una empresa en sus diferentes departamentos, de forma individualizada o de grupos.  • Tiene la ventaja de la comunicación escrita en cuanto a redacción pensada y estructurada.  • Se puede tener respuesta, comentarios o nueva información de forma casi inmediata.  • Se puede contrastar la recepción de aquellos a quienes va dirigida la información.  
ejemplo 
Encargado de Admisiones: 
Estimado señor:     Cordialmente le solicito me informe si tienen algún representante en la ciudad de Cali con quien pueda conversar y así satisfacer algunas interrogantes acerca de los planes de estudio de la Universidad Nacional.     En caso contrario, le agradeceré me envíe información acerca de los programas académicos (pre-grado y post- grado) que ofrece. Me interesa conocer los requisitos de admisión, duración, contenidos, costos, planes de financiamiento, etcétera, de cada uno de los programas.     Puede remitir la información a este correo electrónico o a la siguiente dirección:     José Escobar  Apartado Postal 2561  Cali      Agradeciendo su atención a la presente y en espera de una pronta respuesta,     Atentamente,
Al escribir cartas 
Hay que ser específicos, suprimir información que sea innecesaria, no utilizar muletillas, frases con doble refuerzo, (usar dos vocablos con igual significado). La redacción debe ser clara, cuidar de no repetir palabras. Como es natural, un buen personal de oficina domina las reglas básicas de la ortografía.   Ejemplo de Carta 

Medellín, Febrero 12 de 2007


Señor Carlos Ocampo
Ciudad


Estimado señor:


Son conocidas las graves dificultades económicas que en esta época afrontan los padres de familia para proveer adecuadamente a sus hijos de material escolar: cuadernos, textos de estudio, lápices, etc.


Para atender a los innumerables requisitos de corporaciones, sindicatos y otras instituciones, inauguramos el 29 de enero nuestra sección de ventas a crédito.


Esta sección atenderá la línea completa de artículos para colegiales y al mismo tiempo los precios no sufrirán recargo alguno. Usted comprará a plazo con precio de contado.


Estamos seguros de que usted sabrá apreciar todo el valor de esta iniciativa.


Aguardaremos su visita, y lo saludamos con toda atención,
 
LIBRERÍA NACIONAL


Gustavo Montoya
JEFE DE VENTAS 





Mensajes cortos 


Para escribir una breve nota, debe en primer lugar:
• Anotar brevemente lo que quiere decir
• Organizar las notas de forma lógica
• Hacer un primer borrador
• Revisar ese borrador en busca de errores gramaticales, sintácticos, ortográficos o
ambigüedad en su contenido o en su tono, además redactar el borrador definitivo, si fuese
necesario.






 






Ejemplo de Mensaje Corto
 




 
 
21 de julio de 2006


Estimado Sr. Sánchez:


Le agradezco por haberme brindado la oportunidad de entrevistarme para el puesto de Auxiliar contable.
Estoy muy interesado en dicho trabajo y siento que cuento con las aptitudes y habilidades que usted busca. Fue un placer haberme reunido con usted y haberme informado acerca de su compañía. Quedo a la espera de prontas noticias.


Atentamente, David Mora